Wat is het stappenplan voor mijn website migratie

Een migratieplan wordt opgesteld om links van een bestaande website te laten doorverwijzen naar links op de nieuwe website.

Wanneer je je oude website vervangt door een nieuwe, is de kans reëel dat de link structuur van je nieuwe website niet overeen komt met die van de oude. Dat vormt een groot probleem voor je vindbaarheid in zoekmachines, want de zoekresultaten die de zoekmachine weergeeft voor jouw website, blijken plots onvindbaar te zijn.

Het is dus erg belangrijk dat je een goed migratieplan uitwerkt om de autoriteit van je bestaande website te handhaven.

Om je te helpen met de migratie van je website stelden we een stappenplan voor website migratie op dat je kan volgen voor de lancering van je nieuwe website.

Bepaal jouw huidige situatie

Afhankelijk van je huidige situatie kan het zijn dat je helemaal geen migratieplan nodig hebt. Er bestaan verschillende situaties die van toepassing kunnen zijn op jouw situatie.

Je hebt nog geen bestaande website

Nog geen website laten maken? Dan kan je ons steeds contacteren. Conversal maakt jouw website volledig op maat. In dit geval hoef je dit stappenplan voor website migratie niet te volgen. Er zijn nog geen bestaande links om door te verwijzen.

Je hebt al een website en bent klant bij Conversal

Wanneer je als klant van Conversal ook beroep doet op ons marketing team, zullen zij voor jou de situatie bekijken. De migratie kan worden opgenomen in jouw online marketing plan. Je neemt best contact op met je Project Manager om de details verder uit te werken.

Doe je geen beroep op ons marketing team, dan moet de migratie op een andere manier worden ingepland. Neem contact op met je Project Manager om te bepalen hoeveel tijd we nodig zullen hebben om jouw migratie succesvol uit te voeren.

Voor kleinere websites met maximaal 25 pagina’s voeren wij de migratie gratis voor je uit. Een kleine hoeveelheid URL’s kunnen we makkelijk uitvoeren zonder daar veel extra tijd aan te spenderen.

Je wil de website migratie zelf uitvoeren

Een website migratie op eigen houtje uitvoeren is zeker niet onmogelijk. Het vereist wel wat technische kennis en je moet bereid zijn om er wat tijd aan te spenderen.

Dit stappenplan voor de website migratie is voor jou bedoeld.

1.    Het opstellen van het migratieplan

Een migratieplan stel je best op via Excel of een andere spreadsheet verwerker. De structuur van zo’n document is in essentie vrij eenvoudig: je voorziet simpelweg 2 kolommen. Focus hier niet op opmaak of andere zaken, aangezien de uiteindelijke import via een ander bestand gebeurt. Dit document dient louter om een overzicht te maken van alle URL’s die moeten worden behandeld.

Belangrijk: Een migratieplan bevat alle URL’s voor alle talen in één document die moeten worden doorverwezen. Wanneer het om een meertalige website gaat betekent dit dus dat er voor alle URL’s in alle talen een doorverwijzing moet worden voorzien. Het migratieplan voorzien in één taal is niet voldoende.

1.1 Sitemap van de oude website

Idealiter begin je met de sitemap van de oude website. Door de sitemap te gebruiken, heb je meteen een lijst van alle URL’s die een doorverwijzing zouden moeten krijgen.

1.2 Structuur van het document

Het document wordt opgesteld in Excel of een andere spreadsheet verwerker.

De eerste kolom bevat de originele URL’s (ook wel omschreven als ‘bron’ of ‘source’). Dit zijn de URL’s van de ‘oude’ website die vermoedelijk op dit moment nog live staat, niet de nieuwe website die zal worden gelanceerd.. Voor elk van deze URL’s moet er een doorverwijzing of ‘redirect’ voorzien worden.

De tweede kolom bevat de nieuwe URL’s (ook wel omschreven als ‘doel’ of ‘target’). Dit zijn de URL’s van de ‘nieuwe’ website die je binnenkort zal lanceren. Deze URL’s zullen de oude URL’s vervangen en de nieuwe bestemming worden.

1.3 Werkwijze om redirects te vinden

Een goede doorverwijzing is de dichtstbijzijnde match die je kan vinden tussen een bestaande pagina en een nieuwe pagina. In de meeste gevallen kies je voor een pagina die bijna volledig overeen komt, maar een iets andere URL heeft.

In sommige gevallen verdwijnt een bepaalde pagina van de website, wordt die samengevoegd met een andere pagina of is het simpelweg niet helemaal duidelijk waarmee een pagina kan matchen. In dat geval ga je stapsgewijs elke graad van relevantie af (hoog naar laag) tot je een pagina kan vinden als doorverwijzing.

In het slechtste geval, wanneer je echt geen match kan vinden, kies je voor de homepage. Een redirect naar de homepage is nog altijd beter dan een 404 foutmelding.

1.4 Voorbeeld voor het bepalen van de redirect

We zoeken voor deze URL een goede doorverwijzing: www.website.be/winkel/fruit/appels/jonagold

Werkwijze

1. We zoeken naar een soortgelijke pagina, bv. /ons-aanbod/fruit/appels/jonagold
2. Als die niet bestaat, zoeken we naar de subcategorie, bv. /ons-aanbod/fruit/appels
3. Als die niet bestaat, zoeken we naar de hoofdcategorie, bv. /ons-aanbod/fruit
4. Als die niet bestaat, zoeken we naar de overzichtspagina, bv. /ons-aanbod/
5. Als die niet bestaat, verwijzen we door naar de homepagina

2. Regels voor een correct migratieplan

Er zijn nogal wat regels waar je rekening mee moet houden bij het opstellen van een migratieplan. Hou deze regels altijd in het achterhoofd bij het opstellen van het migratieplan, aangezien het importeren van redirects zeer gevoelig is voor foutjes. Wanneer je fouten maakt, komt de werking of toegankelijkheid van de website in het gedrang.

Alle regels waarmee je rekening mee moet houden, worden hieronder opgesomd. We geven je voor iedere regel meteen een methode mee om te controleren of de data correct is in jouw migratieplan.

2.1 De eerste kolom mag nooit 2 keer dezelfde URL bevatten

Om te controleren of de eerste kolom nooit 2 keer dezelfde URL bevat, selecteer je alle waarden in de kolom. Dat doe je door op de letter bovenaan de kolom te klikken. Daarna kies je ‘conditionele opmaak’ of ‘conditional formatting’. Selecteer de optie om duplicaten of dubbele waarden te markeren.

Scroll vervolgens even door de lijst en controleer of er effectief dubbele waarden zijn. Als dit het geval is moet de rij met de dubbele waarde verwijderd worden.

2.2 Een rij mag nooit identiek dezelfde waarde hebben voor beide kolommen

Je kunt dit snel controleren door in de eerste cel van de derde kolom de volgende formule in te geven. Die formule trek je door naar alle rijen: =ALS(A1=B1;”Opgelet!”;””)

Scroll vervolgens even door de lijst en controleer of er rijen zijn waarbij je ‘Opgelet!’ ziet staan. In die rijen is de waarde in kolom 1 identiek dezelfde als de waarde in kolom 2, waardoor er een redirect loop zou ontstaan. Deze rijen mag je gewoon verwijderen.

2.3 De eerste kolom mag enkel relatieve URL’s bevatten

Je controleert best even of de eerste kolom enkel relatieve URL’s bevat. Dat betekent dat alle URL’s moeten starten met een ‘/’. Scroll doorheen het document om dit te controleren.

• Een relatieve URL ziet er zo uit: /over-ons
• Een absolute URL ziet er zo uit: https://www.website.be/over-ons

Bevat je eerste kolom absolute URL’s in plaats van relatieve URL’s? Dan moet je deze vervangen.

Je kan de links in bulk aanpassen door beide kolommen te selecteren. In principe moet je voor deze stap enkel de eerste kolom selecteren, maar we kiezen ervoor om beide kolommen te selecteren. Dat maakt de volgende stap meteen een stuk makkelijker.

1. Via CTRL + F of CMD + F onder het tabblad ‘Zoeken en vervangen’ de domeinnaam te vervangen. Let hierbij aandachtig op wat er moet vervangen worden
2. In het ‘zoeken’ veld: gebruik 1 URL en verwijder alles na de domein extensie
3. In het ‘vervangen’ veld: laat dit veld helemaal leeg. Voeg ook geen spatie in
4. Klik op ‘Alle vervangen’

Als dit goed gelukt is, zal je enkel een relatieve URL’s hebben in de eerste kolom.

2.4 De tweede kolom bevat alleen voor externe websites absolute URL’s

Als je de vorige stap voor beide kolommen hebt uitgevoerd, zal de controle hier heel wat makkelijker gaan. In dat geval zijn enkel de URL’s die naar een externe website leiden absolute URL’s. Alle interne URL’s starten dus met een ‘/’.

Normaalgezien gebruik je geen externe URL’s in jouw migratieplan. In principe zullen alle URL’s dus starten met ‘/’. Voer toch steeds een controle uit. Het kan bijvoorbeeld voorvallen dat een webshop, forum of blog zich op een apart domein of subdomein bevindt.

2.5 De eerste kolom bevat enkel URL’s die effectief bestonden

Wanneer je een sitemap van de oude website gebruikt als basis, is de kans klein dat er URL’s tussen zitten die niet bestaan in de oude website. Het is erg moeilijk om te controleren of alle URL’s in de spreadsheet effectief bestaan in de oude website.

Het is vooral een regel die moet toegepast worden bij het opstellen van de sitemap. Wanneer er toch niet-bestaande pagina’s worden opgenomen in de eerste kolom zal dit geen onmiddellijk effect hebben op de werking van de website.

Moest je later een nieuwe pagina aanmaken met exact dezelfde URL, dan ontstaat er pas een probleem, want dan verkrijg je een redirect loop of foutieve doorverwijzing.

2.6 Beide kolommen bevatten altijd een geldige waarde

Geen van de cellen mag een ongeldige waarde bevatten. Er mag dus nergens een lege cel zijn. Maar let ook op symbolen of geschreven tekst.

Lege cellen of tekst in plaats van een URL zou je ondertussen al gezien moeten hebben bij het doorlopen van de rijen in de vorige stappen. Kom je toch nog lege of ongeldige cellen tegen? Dan moet er voor elk van die cellen een correcte waarde worden ingevoerd.

Kom je erg veel foutieve cellen tegen? Dan kan het zijn dat er iets is misgelopen met het invoeren van de sitemap.

2.7 Beide kolommen bevatten nergens speciale karakters zoals bv. ë of à

Normaal gezien bevatten URL’s geen speciale tekens aangezien die niet geïnterpreteerd kunnen worden door de browser. WordPress zal standaard URL’s opschonen, door bijvoorbeeld spaties te vervangen door een ‘-‘ en ‘é’ door een ‘e’.

Van de titel ‘Website à la carte in België’ maakt WordPress ‘/website-a-la-carte-in-belgie’.

Bij Joomla websites werkt het anders en kan de URL effectief vreemde tekens bevatten. Deze URL’s met vreemde tekens werken wel correct.

Controleer dus zeker voor WordPress websites of de URL’s in je spreadsheet geen vreemde tekens bevatten.

Met de zoekfunctie binnen Excel kan je snel speciale karakters zoeken. Gebruik hiervoor een eenvoudige steekproef voor tekens als ‘ë’ en ‘é’ (komt vaak voor in het Nederlands of Frans).

Gebruik hiervoor de Excel functie ‘[url.coderen]’ om de link om te zetten naar een link die browsers welk kunnen interpreteren.

Hiermee kan je een URL omzetten naar een versie waarbij alle speciale tekens vertaald worden naar een code. Die code wordt tijdens het importeren dan terug omgezet naar het speciale tekens. Dit moet je enkel toepassen op de eerste kolom, want WordPress gebruikt nette URL’s gebruikt waardoor er geen vreemde tekens in staan.

3. Importeren op de website

Wanneer het migratieplan klaar is en gecontroleerd werd op basis van de bovenstaande regels, kan je starten met het implementeren van het migratieplan in de nieuwe website.

Alle voorgaande stappen moeten doorlopen worden voor de lancering. Moest er feedback zijn of moesten er problemen optreden, dan kunnen eventuele aanpassingen nog doorgevoerd worden voor de lancering.

De eigenlijke import van het migratieplan kan gebeuren op het moment dat je goedkeuring geeft voor de lancering of tijdens de eigenlijke lancering zelf.

In de meeste gevallen gebeurt de import via een gratis plugin ‘Redirection’. Deze plugin kan je eenvoudig installeren via de WordPress Plugin Repository. Ook Yoast Premium bevat de mogelijkheid om redirects door te voeren.

3.1 Maak een redirect groep aan

Indien mogelijk maak je best een groep aan om alle redirects in onder te brengen. Dit maakt het makkelijk om alle redirects in één keer te verwijderen indien er iets fout zou lopen tijdens de import. Het zorgt ook voor een duidelijk onderscheid tussen verwijzingen via de import en andere (manuele) verwijzingen.

3.2 Genereer een export

Het importeren van het migratieplan gebeurt via een .csv bestand. Meestal is het niet voldoende om een bestand op te slaan als .csv. Dit geeft meestal problemen tijdens de import. Daarom is het makkelijker om eerst een export te maken in de redirect plugin, die te bewerken en dat bestand vervolgens terug te importeren. Met deze werkwijze heeft het .csv bestand zeker de juiste opmaak.

Voor je een export maakt, moet je eerst zorgen dat er zeker één waarde is in het bestand. Hiervoor kan je gewoon een dummy redirect toevoegen, zoals bv. ‘/test’ naar ‘/test2/’. Vervolgens exporteer je de groep als een .csv en verwijder je alvast de dummy redirect die je had gemaakt.

3.3 Importeer het bestand

Voor de import heb je twee bestanden nodig: het export bestand en het migratieplan zelf. Omdat een .csv bestand gebruik maakt van een andere formattering dat een standaard Excel bestand moeten we dit eerst aanpassen in het migratieplan.

CSV staat voor ‘Comma Separated Values’, wat betekent dat voor elke rij cellen gescheiden worden door een komma. Om dit zelf te doen, voer je onderstaande formule in de eerste cel van de derde kolom in. Dubbelklik vervolgens rechts onderaan in die cel (wanneer de muisaanwijzer een zwart kruis wordt) om die formule door te voeren voor alle waarden.

=A1&”,”&B1

Vervolgens kopieer je deze kolom, ga je naar het export bestand, selecteer je de eerste kolom en rechterklik je op deze kolom.

Belangrijk: Selecteer hier de optie ‘Enkel waarden plakken’. Zo plak je niet de formule zelf, die nu niet meer zal werken, maar enkel de waarden die we nodig hebben. Bewaar vervolgens het export bestand (enkel ‘Opslaan’, niet ‘Opslaan als…’).

Ga nu naar de redirect plugin waar je het aangepaste export bestand kan importeren. Als je alle controles, correcties en stappen hier correct hebt gevolgd zou de import succesvol moet verlopen en komt het aantal toegevoegde redirects exact overeen met het aantal rijen in jouw migratieplan.

Zijn er enkele rijen die niet gelukt zijn, dan kun je manueel aanpassingen doen. Wanneer er veel rijen niet gelukt zijn, moet je alle redirects in de nieuwe groep verwijderen, het bestand controleren, aanpassingen uitvoeren en de import opnieuw uitvoeren.

3.4 Controleer de website

Een snelle controle van de website zal al snel uitwijzen of er iets is misgelopen. Kan je plots geen enkele pagina meer bereiken, dan is er duidelijk iets misgelopen met jouw migratieplan.

Dit hoeft niet altijd een ‘grote’ fout te zijn. Iets kleins als een speciaal teken in een URL kan ervoor zorgen dat alle rijen na die foutieve waarde niet meer correct ingelezen worden.

Als de frontend wel toegankelijk is, controleer je altijd de homepagina. Als er foutieve links werden gedefinieerd in het bestand zal de homepagina er meestal bij betrokken zijn. Daarnaast controleer je nog even enkele pagina’s in het hoofdmenu, alsook de sitemap.

Voor problemen op specifieke pagina’s kan je via de plugin in de lijst van redirects zoeken naar deze specifieke pagina’s. Je krijgt dan te zien welke redirects er gekoppeld zijn aan die pagina’s en kan zo een oplossing uitwerken. In de meeste gevallen is de fout een dubbele entry of een probleem tijdens de import.

Werkt alles? Proficiat, dan heb jij dit stappenplan voor website migratie succesvol kunnen uitvoeren!

Moeite bij het bepalen van jouw migratieplan?

Een stappenplan voor website migratie is niet meteen de makkelijkste handeling om zelf uit te voeren. Wanneer je website weinig pagina’s heeft, is het vaak makkelijker om de migratie zelf uit te voeren. Voor grote, complexe websites, is het migratieplan een hele onderneming.

Aan de hand van die stappenplan kan je alvast zelf aan de slag. Heb je toch hulp nodig of stuit je op problemen? Neem dan contact op met je Project Manager. We helpen je graag verder of bezorgen jou een inschatting voor het opstellen en uitvoeren van de migratie voor jouw project.